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打造外部大脑 让计划高效落地

作者: L先生说来源: 亿邦动力网2018-01-05 14:24:27

这是2018年第一篇文章

这两天看到个段子:

又到新的一年,是时候把去年的计划拿出来、改一改时间,继续拿来用了。

虽然这个段子一点都不好笑,但我想,是不是说中了不少朋友的状态?

有多少人是到了年底,看到朋友圈漫天的总结和计划时,才发现,一年前定下的计划,有太多都没有得到落实和践行?乃至于再一次发出感慨:

明年一定要更加努力。

上周日,发了一篇17年的年终总结。不少朋友在后台留言:

我的17年要是也能有这么充实就好了。

如果你不想在18年底,继续再一次如此感慨,那么,今天这篇文章,也许能帮到你:

如何建立一个专属的「外部大脑」,来激活你的2018年。

熟悉我的朋友会知道,我是一名笔记爱好者,特别喜欢纸品、文具,已经有十来年了。

以前,念书的时候,主要用来做读书笔记、记录生活,后来,则用来做日程、规划、时间管理。

工作以后,随着工作需要,逐渐将纸质工具转移到数码工具上面,构建了全套的数码工作流。也逐步将纸质笔记,变成了数码笔记。

但用法仍旧是一样的:通过笔记,建立一个「外部大脑」。将杂乱的信息、安排、规划,有条不紊地整理好,进行储存,需要的时候再拿出来用。

可以说,这个「外部大脑」,在2017年,帮了我极大的忙。许许多多的工作、项目,都是靠着它才能妥帖完成。

为什么这样说呢?

第一,这样可以节省大脑的认知资源,让我们将注意力集中在工作上。

具体可以参阅:总抱怨没时间,你缺的究竟是什么?

第二,它可以将所有需要处理的信息记录下来,你不必担心会遗忘任何东西,也不必担心找不到想要的信息:需要用到时,打开它,定位,搜索,即可。

最简单的例子,就是第一期训练营。

训练营是一个大工程。每一节课,都有大量的案例、习题、知识点、类比、例子……以及,会有大量的碎片内容。比如:

突然闪现的灵感;

阅读时发现一段很适合的材料;

学员提的建议和意见;

跟同行聊天时,某个特别有用的细节……

诸如此类。

如果不及时对它们进行收集、处理,就可能会错过非常多有价值的优化。

最好的方式,是将它们收集起来,归入「外部大脑」之中,再定期拨出时间,对它们进行处理、应用,让信息真正流动起来。

另一方面,人的本性总是懒惰的。在没有外力驱动 —— 比如催促和监督 —— 的情况下,我们总是习惯性拖延。因此,才有那么多的打卡群、监督群、押金群……

但是,如果你性格内向,不喜欢跟别人交际,是不是就没有办法了呢?

当然不是。

你完全可以把这个「外部大脑」,当成另一个「理想自我」,用它来监督自己。

通过做笔记、做记录的方式,跟自己对话,让自己看到每一天的进展、提升、充实,也让自己时时刻刻看到:还有哪些事情没有做,哪些任务拖了太久,哪些信息一直没有处理。

这是一种不断检视自我、反省自我的方式。

一旦你建立起这个习惯,它就能够源源不断地,为你的行动提供动力和监督。

那么,如何建立自己的「外部大脑」呢?

如果你跟我一样,打算用数码工具完成,那么,你需要一款笔记软件。

我自己以前用的是Onenote,现在用的是印象笔记。

但是,为了避免广告嫌疑,大家不必拘泥于这两款软件,其他工具,比如有道云笔记、为知笔记、Bear,都可以。

如果你是原教旨主义者,喜欢纸质笔记本,末尾会有一些推荐。

选择了工具,接下来会分享三个技巧,帮助你做好信息的记录。

1. 子弹笔记法

「子弹笔记」的得名,是由于「快」。所以,应用子弹笔记法的时候,具体的符号、规则并不是很重要,它的本质是「快速」「即刻」—— 无论任何信息,只要你觉得是值得记录的,立即记下来。

不要想着「过一会再记」—— 通常「一会」的意思,就是「永远都不」。

那么,子弹笔记法究竟是什么呢?

它的本质非常简单,只需要牢记这三条规则即可:

1)一条信息一行。需要写下一条信息时,另起一行。

2)通过一套符号系统,来定义每一条信息。

3)任何时刻,只要获取到有价值的信息,立刻记下来。

用一个具体例子来说明:

这就是我一整天下来的笔记(虚构的),具体说明一下:

t代表Todo,「待办事项」。亦即:今晚20点有个开营仪式,需要做。

e代表Event,「事件/活动」。亦即记录今天发生了什么重要事件。

i代表Information,「信息」。亦即今天看到的、感兴趣的概念,先记下来,再抽时间去整理,将Information转化为Knowledge。

d代表Idea,「想法」。亦即,今天突然想到「项目A里面,能不能加入竞赛因素?」这可能是一个有趣的创意,有待进一步完善。

f代表Focus,「聚焦」。亦即:内训主题是什么?这是一个需要思考的问题。我需要在1月10日之前给出答案。

你可以看到:通过这样非常简单的符号系统,我就把一整天里面有价值的信息、需要处理的事情,都记录了下来。

下一步,就是拨出一定的时间,对每一个事项进行处理和跟进,并把解决了的问题和任务划掉即可。

当然,t、e、i等这些符号,是我自己定义的规则。你完全可以用其他规则来代替。

比如:能不能用三角形表示信息,用方框表示任务,用圆形表示活动?

完全可以。只要你自己能够记住就行。

同样,任务、活动、信息、想法……这些分类,也可以自定义。主要看你在生活中,需要记录什么样的信息。

实际应用中,建议如下操作:

1)新建一个笔记本,命名「Inbox」或「子弹」,或其他任何你喜欢的名字。

2)在笔记本中,按照时间新建笔记页。比如我,就比较喜欢按月新建笔记,这样方便定位和查找,也能清楚看到,自己一个月以来的积累。

3)在同一页中,通过日期进行分割。

成品可以参考下图:

通过这种方式,就可以有效地掌控每天的信息和事宜,不让任何一点信息错过。

2. 行动笔记法

行动笔记法,原型是经典的「康奈尔笔记法」。

它的目的,是通过对读书、听课、学习得到的内容,进行二次、三次处理,让这些内容真正流动起来,为我所用,而不是一直待在笔记里。

先给大家看一下原型,这就是康奈尔笔记法:

1)首先,在表格最上面一栏,写下当前学习的内容。

2)学习时,将所有的笔记,记在右边部分 —— 亦即「主要区域」里。注意,言简意赅,尽可能使用缩写,分行写,保证笔记清晰可读。

3)第一次复习:读「主要区域」的笔记,进行反刍,并将其要点写在左边「要点、线索」一栏里。

4)第二次复习:挡住「主要区域」,只看「要点线索」,看自己能否回忆起整节课的内容。

5)第三次复习:将整节课的内容,提炼、总结,写在最下方的「总结」一栏里。

那么,通过几次复习,我们就将这节课的内容,完整吃透、消化。

在这里,我做了一个简单的优化:将「要点/线索」改为「关键字」,将「总计」更改为「行动」。

这样一来,它不但能够针对课堂学习,还能针对会议、沟通等工作场景,更大程度地做到对信息的充分利用。

修改之后,是这样的:

举个例子:你读完这篇文章,觉得「哇写得真好」(不要脸),那么,可以先把这篇文章的大概内容,写在「笔记」一栏里面。

然后,对其中感兴趣的几个关键词,亦即你觉得「这篇文章最有价值的点」,写在左边的「关键字」。

关键字的作用是什么呢?用于对这篇文章提纲挈领,以及,可以进一步对关键字进行「包围式学习」,来加深自己对这些知识的理解。

最后,再在「行动」一栏中,写下你的行动计划 —— 比如:马上去下一个笔记软件、马上设计一套自己的子弹符号体系……等等。

这就是一次完整的「行动笔记」。

它的作用,是保证对每一次阅读、学习到的内容,都能有所收获和行动,而不是只停留在「阅读」层面。

实际应用中,建议跟子弹笔记法一样:

1)新建一个笔记本,命名「行动笔记」(或其他你喜欢的名字);

2)每一次需要时,新建一页笔记。比如开会做会议记录,读一本书的某个章节……都可以。

3)对于笔记中的关键字和行动,如果有必要,转移到子弹笔记中,并安排具体时间去执行。

3. 时间轴日志法

很多朋友不喜欢写时间轴日志,觉得太机械,也容易觉得「每天不就是那些事情,有什么好记录的」。

其实,时间轴日志的作用很多。

举个例子:当你每天临睡前,打开笔记,记录自己一整天的时间耗用,你会发现:你的工作效率,远远没有你想象的那么高;你在很多事情上面耗用的时间,可能远多于你的预计。

那么,能不能对它们进行优化,来挤出时间?比如,刷微博知乎时,设一个闹钟,闹钟响了就严格关掉网页,专心工作?

再比如,一个很简单的任务,却耗去了一整天的4个小时,问题出在哪里?是多做了很多无谓的操作,还是沟通对接上出了问题,抑或是自己的速度太慢?

这些地方能不能优化?下一次再做这个任务,能不能把4小时缩短到3小时、2小时?

这些,都是复盘 —— 也是你可以提高自己、完善自己的地方。

建议的格式如下:

时间上,我常用的是精确到半小时,你也可以按照自己的节奏来。

一开始可能难以回忆起「自己一整天都做了什么」,所以,不要等到晚上再做。而是把一天分成多个阶段,每个阶段记录一次,忠实地记下自己每一项活动的时间耗用。

再在晚上的时候,用KPT复盘法,对自己的一整天进行评估、检视,找到能够改进和优化的地方。

KPT复盘法可参考:

如何像一支团队一样战斗?

长此以往,你就会发现,自己每一天,都在踏踏实实地前进、成长。

最后,分享几款个人比较喜欢的纸本笔记:

Midori MD Notebook

纸质最好的笔记本,至今无出其右。

Leuchtturm 1917

经典的moleskine模式,但比Moleskine性价比更高。

Filofax

最有名的活页纸手帐本,偏商务。

德格夫/Daycraft

香港品牌,纸质、便携、性价比等都不错。

我自己比较喜欢的组合,是Midori MD笔记本,外套国誉SYSTEMIC封套。仅供参考。

愿你我的2018年,都能更加充实。: )

 此为亿邦专栏作者文章,如要转载请签订内容转载协议,联系run@ebrun.com

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